Konvergente Kommunikation und Unified Communications werden häufig so behandelt, als würden sie dasselbe System beschreiben. Beide führen verschiedene Kommunikationsmethoden zusammen, unterstützen Sprach- und Videokommunikation und sollen die Fragmentierung durch voneinander getrennte Kommunikationswerkzeuge reduzieren. Der Unterschied wird deutlicher, wenn man von der Begriffsebene zur Systemarchitektur übergeht: Konvergente Kommunikation konzentriert sich vor allem auf die Verbindung unterschiedlicher Kommunikationsnetze, Mediendienste und Endgeräte, während Unified Communications stärker darauf ausgerichtet ist, Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge in einer einheitlichen Benutzerumgebung zusammenzuführen.

Diese Unterscheidung wirkt sich unmittelbar auf die Systemplanung aus. Ein Unternehmen, das Sprache, Video, Messaging, mobile Endgeräte und unterschiedliche Netzwerkressourcen miteinander verbinden möchte, hat andere Prioritäten bei der Modernisierung als ein Unternehmen, das Telefonie, Konferenzen, Instant Messaging, E-Mail, Präsenzinformationen und Geschäftsanwendungen in einem gemeinsamen Workflow zusammenführen will. Bevor Plattformen ersetzt oder neue Hardware hinzugefügt werden, sollte daher zunächst geklärt werden, welches konkrete Problem das Projekt lösen soll.

Unterschiedliche Ziele der beiden Ansätze

Konvergente Kommunikation basiert auf Interoperabilität. Traditionelle Kommunikationsumgebungen bestehen häufig aus mehreren unabhängigen Systemen: Die Telefonie läuft auf einer Plattform, Videokommunikation auf einer anderen, Messaging auf einer weiteren, während Feldendgeräte möglicherweise unterschiedliche Zugangsnetze nutzen. Jedes dieser Systeme kann für sich funktionieren, doch fehlende Interoperabilität führt zu voneinander isolierten Kommunikationsinseln.

Eine Architektur für konvergente Kommunikation versucht, diese Grenzen aufzulösen, indem unterschiedliche Kommunikationsdienste über eine gemeinsame Netzwerkinfrastruktur übertragen und Schnittstellen zwischen zuvor unabhängigen Systemen geschaffen werden. Sprache, Video, Daten und Messaging können dadurch Teil einer übergreifenden Kommunikationsumgebung werden.

Das Ziel besteht nicht einfach darin, mehrere Anwendungen auf einem einzigen Bildschirm darzustellen. Entscheidend ist vielmehr, ob unterschiedliche Netzwerke, Medientypen, Protokolle und Endgeräte zuverlässig miteinander kommunizieren können.

Unified Communications betrachtet die Aufgabe stärker aus Sicht des Benutzers. Im Mittelpunkt steht in der Regel die Verbindung von Echtzeitkommunikation wie Sprachanrufen, Instant Messaging und Videokonferenzen mit nicht echtzeitgebundenen Werkzeugen wie E-Mail, Voicemail, Kalendern und weiteren Kollaborationsdiensten.

Anstatt Benutzer ständig zwischen getrennten Anwendungen wechseln zu lassen, stellt eine Unified-Communications-Umgebung eine konsistentere Oberfläche bereit und verbindet Kommunikationsaktivitäten mit den täglichen Arbeitsabläufen des Unternehmens.

Die Unterschiede lassen sich daher in der Praxis wie folgt zusammenfassen:

Die Architektur bestimmt die Integrationsmöglichkeiten

Auf Ebene der technischen Architektur werden die Unterschiede noch deutlicher.

Konvergente Kommunikation basiert typischerweise auf einem IP-Netzwerk. Signalisierungsprotokolle wie SIP können den Aufbau, die Aufrechterhaltung und die Beendigung von Kommunikationssitzungen steuern. Dadurch können unterschiedliche Abteilungen, Anwendungen und Endgeräte Sprach- und Videodienste über standardisierte Kommunikationsmechanismen austauschen.

Die Medienverarbeitung bildet eine weitere wichtige Ebene. Sprache, Video und Daten stellen unterschiedliche Anforderungen an Bandbreite und Verarbeitung, weshalb die Plattform verschiedene Medienströme effizient verwalten muss. Audiocodecs wie G.711 und G.729 sowie Videocodecs wie H.264 und H.265 sind Beispiele für Technologien, mit denen Medien entsprechend der verfügbaren Bandbreite und den Fähigkeiten der Endgeräte codiert und übertragen werden.

Auf der Anwendungsebene kann das System Telefonie, Video, Messaging und weitere Kommunikationsfunktionen für Benutzer oder externe Systeme bereitstellen. APIs ermöglichen es, Kommunikationsfunktionen in andere Anwendungen einzubinden, anstatt sie innerhalb einer isolierten Telefonplattform zu belassen.

Auch die Vielfalt der Endgeräte spielt eine wichtige Rolle. Eine konvergente Umgebung kann Desktop-Computer, Smartphones, Tablets und andere intelligente Endgeräte miteinander verbinden. Ziel ist es, die Kommunikation verfügbar zu halten, wenn Benutzer zwischen Geräten und Netzwerkumgebungen wechseln.

Unified Communications ist in der Regel stärker softwareorientiert. Die zentrale Plattform führt Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge zusammen und nutzt Middleware oder APIs, um Daten zwischen Telefonie, Messaging, E-Mail, Kalendern und Unternehmensanwendungen auszutauschen.

Die Integration von Unternehmenssystemen ist daher besonders wichtig. Verbindungen zu CRM-, ERP-, OA- oder anderen Geschäftssystemen ermöglichen es, Kommunikationsereignisse und geschäftliche Informationen innerhalb desselben Workflows darzustellen. Anstatt einen Telefonanruf und einen Kundendatensatz als voneinander unabhängige Vorgänge zu behandeln, kann das System beide miteinander verknüpfen.

Auch die Benutzeroberfläche wird zu einem wichtigen Gestaltungsfaktor. Selbst ein technisch vollständig integriertes System kann ineffizient sein, wenn Mitarbeiter komplizierte Menüs bedienen oder ständig zwischen Anwendungen wechseln müssen. Unified Communications legt daher größeren Wert darauf, Bedienvorgänge zu reduzieren und Kommunikations- sowie Kollaborationsfunktionen konsistent darzustellen.

Anwendungen richten sich nach dem Betriebsziel

Aufgrund ihrer unterschiedlichen Designschwerpunkte eignen sich die beiden Ansätze häufig für unterschiedliche betriebliche Anforderungen.

Konvergente Kommunikation ist besonders sinnvoll, wenn ein Unternehmen mehrere Arten von Kommunikationsinfrastruktur zusammenführen muss. In Unternehmensumgebungen können Sprach-, Video- und Datendienste zentral verwaltet werden. Gleichzeitig lässt sich die Kommunikation über kabelgebundene, drahtlose und mobile Netzwerke unterstützen, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Endgeräte verwenden.

Dasselbe Architekturprinzip lässt sich über die klassische Bürokommunikation hinaus anwenden. In Verkehrsumgebungen müssen Informationen beispielsweise zwischen Fahrzeugen, Infrastruktur und Managementsystemen übertragen werden. Bei Remote-Service-Szenarien können Sprache, Video und Daten gleichzeitig benötigt werden. Mit zunehmender Anzahl intelligenter Endgeräte können auch vernetzte Geräte Bestandteil einer umfassenderen Kommunikationsarchitektur werden.

Unified Communications eignet sich insbesondere für Bürokommunikation, verteilte Teams und den Kundenservice. Mitarbeiter benötigen innerhalb desselben Geschäftsprozesses möglicherweise Instant Messaging, Sprachanrufe, Meetings, E-Mail und Terminplanung. Ein einheitlicher Arbeitsbereich kann den häufigen Wechsel zwischen voneinander getrennten Anwendungen reduzieren.

Die standortübergreifende Zusammenarbeit ist ein weiteres typisches Einsatzgebiet. Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten müssen in Echtzeit kommunizieren und gleichzeitig Informationen sowie Projektfortschritte austauschen. Die Verbindung von Telefonie, Konferenzfunktionen und Kollaborationswerkzeugen kann diesen Prozess deutlich vereinfachen.

Der Kundenservice stellt ein weiteres Beispiel dar. Kunden können ein Unternehmen telefonisch, per Nachricht oder per E-Mail kontaktieren. Eine einheitliche Plattform ermöglicht Servicemitarbeitern, diese Kanäle in einer konsistenteren Arbeitsumgebung zu bearbeiten, anstatt jeden Kanal als eigenständigen Dienst zu behandeln.

Diese Beispiele zeigen auch, warum Unternehmen ein System nicht allein deshalb auswählen sollten, weil Begriffe wie „Unified“ oder „Converged“ in der Produktbeschreibung erscheinen. Entscheidend ist zunächst, ob das Projekt vor allem Kommunikationsinfrastrukturen integrieren, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter optimieren oder beide Ziele gleichzeitig erreichen soll.

Upgrade-Planung beginnt mit der bestehenden Umgebung

Eine erfolgreiche Modernisierung der Kommunikation sollte nicht mit neuen Servern, Lizenzen oder Endgeräten beginnen. Zunächst muss die vorhandene Umgebung vollständig verstanden werden.

Ausgangspunkt sind die geschäftlichen Anforderungen. Unterschiedliche Abteilungen können sehr verschiedene Erwartungen haben. Eine Vertriebsorganisation ist möglicherweise stark auf Kundentelefonate und Remote-Präsentationen angewiesen, während ein Entwicklungsteam größeren Wert auf Echtzeit-Zusammenarbeit und Datenaustausch legt. Betriebsteams wiederum können eine kontinuierliche Kommunikation über mehrere Endgeräte und Netzwerke hinweg benötigen.

Anschließend sollte das bestehende System hinsichtlich Stabilität, Leistung, Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit bewertet werden. Typische Fragen sind, ob bei Anrufen oder Mediendiensten Verzögerungen auftreten, ob neue Endgeräte eingebunden werden können, ob Benutzer mit komplizierten Bedienabläufen konfrontiert sind und ob die aktuelle Architektur mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren kann.

Auch zukünftige Anforderungen beeinflussen die Planung. Ein Unternehmen kann zusätzliche Standorte eröffnen, mehr Remote-Arbeitsplätze einführen, weitere mobile Benutzer anbinden oder zusätzliche Geschäftssysteme integrieren. Ein Upgrade, das lediglich den aktuellen Engpass beseitigt, kann bei solchen Veränderungen schnell eine erneute umfassende Modernisierung erforderlich machen.

Bei der Budgetplanung sollten nicht nur Plattformlizenzen berücksichtigt werden. Netzwerkmodernisierung, Server, Speicher, Endgeräte, Integrationsarbeiten, Migration, Schulungen und laufender Support können den gesamten Projektumfang beeinflussen. Auch die internen technischen Ressourcen sollten bewertet werden, damit bereits vor der Implementierung klar ist, wer für Bereitstellung und langfristigen Betrieb verantwortlich ist.

Sobald diese Punkte geklärt sind, kann entschieden werden, ob die vorhandene Plattform erweitert werden kann, einzelne Komponenten ersetzt werden sollten oder eine umfassendere Migration der Systemarchitektur erforderlich ist.

Die Modernisierungsprioritäten unterscheiden sich

Obwohl der Planungsprozess ähnlich ist, unterscheiden sich die technischen Prioritäten beim Upgrade deutlich.

Bei einem Projekt für konvergente Kommunikation sollte das Netzwerk frühzeitig betrachtet werden, da es unterschiedliche Mediendienste transportiert. Reichen verfügbare Bandbreite oder Netzwerkstabilität nicht aus, können hochwertige Sprach- und Videodienste nicht dauerhaft zuverlässig bereitgestellt werden. Je nach Umgebung kann die Modernisierung leistungsfähigere Ethernet- oder Glasfaserinfrastrukturen, verbesserten drahtlosen Zugang oder Technologien wie 5G und Wi-Fi 6 umfassen.

Auch die Medienverarbeitung sollte überprüft werden. Effizientere Sprach- und Videocodierung kann den Bandbreitenbedarf reduzieren und gleichzeitig die erforderliche Kommunikationsqualität erhalten. Neuere Videokompressionstechnologien wie H.266/VVC können berücksichtigt werden, sofern Plattform und Endgeräte sie unterstützen. Audiotechnologien wie Echounterdrückung und Rauschunterdrückung können zusätzlich die Sprachverständlichkeit verbessern.

Die Kompatibilität der Endgeräte ist ein weiterer praktischer Faktor. Unternehmen ersetzen nur selten sämtliche Endgeräte gleichzeitig. Die modernisierte Architektur muss daher möglicherweise vorhandene Computer und Mobilgeräte weiterhin unterstützen und zugleich Raum für neuere intelligente oder IoT-basierte Endgeräte schaffen.

Sicherheit und Zuverlässigkeit sollten von Anfang an Bestandteil der Modernisierung sein und nicht erst nach der Bereitstellung ergänzt werden. Kommunikationsverkehr kann sensible Sprach-, Video- und Geschäftsinformationen enthalten. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Datensicherung, Wiederherstellung und Failover-Strategien müssen deshalb entsprechend den Projektanforderungen bewertet werden.

Bei der Modernisierung von Unified Communications liegt der Schwerpunkt normalerweise stärker auf der Softwareumgebung.

Die Kollaborationsplattform sollte hinsichtlich Funktionsumfang, Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit bewertet werden. Auch Middleware- und API-Funktionen sind wichtig, da Informationen effizient zwischen Messaging, E-Mail, Kalendern und Unternehmensanwendungen ausgetauscht werden müssen.

Eine tiefere Integration in Geschäftsprozesse kann einen größeren Nutzen bieten als das Hinzufügen eines weiteren isolierten Kommunikationswerkzeugs. Verbindungen zu CRM-, ERP-, Projektmanagement- oder Datenplattformen ermöglichen Benutzern den Zugriff auf relevante Geschäftsinformationen während der Kommunikation und reduzieren dadurch den wiederholten manuellen Wechsel zwischen verschiedenen Systemen.

Auch die Benutzererfahrung sollte als eigenständige Upgrade-Anforderung betrachtet werden. Ein System mit mehr Funktionen ist nicht automatisch effizienter. Gestaltung der Benutzeroberfläche, Suchfunktionen, häufig verwendete Bedienvorgänge und personalisierte Einstellungen können entscheidend dafür sein, ob Mitarbeiter die neue Plattform tatsächlich akzeptieren und nutzen.

Migration als Betriebsprojekt planen

Sobald die Architektur ausgewählt wurde, sollte die Implementierung als kontrollierte Migration und nicht lediglich als Installation betrachtet werden.

Hardware-Ressourcen wie Server, Switches, Speicher und Endgeräte müssen entsprechend der ausgewählten Architektur dimensioniert und konfiguriert werden. Anschließend sollte die Netzwerkkonfiguration überprüft werden, einschließlich Adressierung, Routing, VLAN-Design sowie der für Echtzeitmedien erforderlichen Bandbreiten- und Latenzbedingungen.

Nach der Infrastruktur folgt die Softwarebereitstellung. Betriebssysteme, Datenbanken, Kommunikationsdienste und Middleware müssen installiert und konfiguriert werden, bevor Schnittstellen zu vorhandenen IT-Systemen aktiviert werden.

Die Integration ist einer der Bereiche, in denen viele Upgrade-Projekte komplexer werden als ursprünglich erwartet. CRM-, ERP-, OA- und andere Systeme können unterschiedliche Datenstrukturen oder Authentifizierungsmechanismen verwenden. API- und Middleware-Schnittstellen sollten daher im Rahmen vollständiger Geschäftsabläufe getestet werden und nicht nur als einzelne technische Verbindungen.

Auch die Datenmigration benötigt einen Wiederherstellungsplan. Bestehende Benutzerdaten, Konfigurationsinformationen und historische Datensätze sollten nach einem definierten Migrationsprozess übertragen werden. Gleichzeitig müssen Sicherungen vorhanden sein, falls die Migration zurückgesetzt werden muss.

Benutzer sollten entsprechend ihrer jeweiligen Rollen geschult werden. Administratoren benötigen Kenntnisse zu Konfiguration und Wartung, während reguläre Benutzer vor allem die Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen verstehen müssen, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind. Betriebs-, Installations- und Wartungsdokumentationen sollten gemeinsam mit dem System übergeben werden, damit das erforderliche Wissen nicht ausschließlich beim Implementierungsteam verbleibt.

Tests müssen reale Betriebsbedingungen widerspiegeln

Ein System sollte nicht allein deshalb als einsatzbereit gelten, weil die Software installiert wurde und sich Benutzer anmelden können.

Funktionstests sollten Telefonie, Video, Messaging, Datenaustausch und weitere erforderliche Dienste anhand der vereinbarten Geschäftsanforderungen überprüfen. Werden mehrere Endgerätetypen unterstützt, sollten dieselben Funktionen auch auf unterschiedlichen Geräten und in verschiedenen Betriebsumgebungen getestet werden.

Kompatibilitätstests sind bei schrittweisen Modernisierungen besonders wichtig, da ältere Endgeräte, neue Clients, Browser und Betriebssysteme über längere Zeit parallel betrieben werden können.

Leistungstests sollten messbare Zielwerte festlegen, bevor das System in den Produktivbetrieb geht. Wichtige Kennzahlen sind beispielsweise Reaktionszeit, Durchsatz, Anzahl gleichzeitiger Benutzer und Ressourcenauslastung. Die Last sollte schrittweise erhöht werden, um Engpässe im Netzwerk, in der Software, in der Datenbank oder bei den Serverressourcen zu identifizieren.

Stabilität lässt sich nicht anhand einer kurzen Demonstration beurteilen. Langzeittests können über mehrere Tage oder sogar Wochen durchgeführt werden, damit das Projektteam beobachten kann, ob sich Speicherverbrauch, Serviceleistung oder Verbindungsstabilität im Laufe der Zeit verschlechtern.

Sicherheitstests sollten entsprechend dem Umfang der Bereitstellung Authentifizierung, Berechtigungen, Schutz der Kommunikation und die Absicherung von Schnittstellen abdecken. Auch Backup- und Failover-Mechanismen sollten tatsächlich getestet und nicht lediglich als funktionsfähig vorausgesetzt werden.

Die abschließende Abnahme sollte daher Funktionalität, Leistung, Stabilität, Sicherheit und Kompatibilität umfassen. Während der Tests festgestellte Probleme sollten behoben und erneut überprüft werden, bevor die Plattform zur primären Kommunikationsumgebung des Unternehmens wird.

Fazit

Konvergente Kommunikation und Unified Communications überschneiden sich in vielen Bereichen, sind jedoch keine identischen Konzepte. Konvergente Kommunikation konzentriert sich stärker darauf, Netzwerke, Mediendienste, Protokolle und Endgeräte miteinander zu verbinden, damit zuvor unabhängige Kommunikationsressourcen zusammenarbeiten können. Unified Communications legt den Schwerpunkt dagegen stärker darauf, Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge in einer konsistenten Benutzerumgebung zusammenzuführen und mit Geschäftsprozessen zu verknüpfen.

Besonders deutlich wird dieser Unterschied bei der Modernisierung von Systemen. Bei einem Upgrade für konvergente Kommunikation stehen IP-Netzwerke, Medienverarbeitung, Endgerätekompatibilität, Sicherheit und Zuverlässigkeit stärker im Vordergrund. Bei Unified Communications liegt der Schwerpunkt häufiger auf Softwareplattformen, Middleware, Unternehmensintegration und Benutzererfahrung.

In beiden Fällen beginnt eine tragfähige Upgrade-Strategie mit den tatsächlichen Geschäftsanforderungen und dem vorhandenen System und nicht mit einer vorab festgelegten Technologie. Sorgfältige Bewertung, schrittweise Integration, Datenschutz, Benutzerschulung und realistische Abnahmetests ermöglichen eine Modernisierung der Kommunikation, ohne dass die Migration selbst zum betrieblichen Risiko wird.

Becke Telcom bietet Lösungen für konvergente Kommunikation in Industrie, Verkehr, Energieversorgung, Notfallkommunikation und weiteren professionellen Kommunikationsumgebungen. Abhängig von vorhandenen Netzwerkressourcen und betrieblichen Anforderungen kann das System Sprache, Video, Leitstellenkommunikation, Paging, Intercom und weitere Kommunikationsfunktionen integrieren und gleichzeitig vorhandene SIP-Netzwerke, Kommunikationsterminals und Geschäftssysteme anbinden. Dadurch können Unternehmen ihre Kommunikationsinfrastruktur schrittweise modernisieren, weiterhin nutzbare vorhandene Ressourcen erhalten und eine stärker integrierte Kommunikations- und Leitstellenumgebung aufbauen, ohne unnötig umfangreiche Systemkomponenten ersetzen zu müssen.

FAQ

Kann ein Unternehmen seine Kommunikationsdienste modernisieren, ohne alle vorhandenen Endgeräte auszutauschen?

Häufig ja. Bei einer schrittweisen Modernisierung können kompatible Endgeräte weiterhin genutzt und nur diejenigen Komponenten ersetzt werden, die verhindern, dass die neue Architektur die gewünschten Anforderungen erfüllt. Vor der Entscheidung, welche Geräte im Einsatz bleiben können, sollten Kompatibilitäts- und Schnittstellentests durchgeführt werden.

Sollte die alte Kommunikationsplattform während der Migration weiterhin verfügbar bleiben?

In geschäftskritischen Umgebungen kann eine kontrollierte Übergangsphase das betriebliche Risiko reduzieren. Die genaue Vorgehensweise hängt von der Architektur ab, jedoch sollten Rollback-Verfahren und Sicherungskonfigurationen vorbereitet werden, bevor wichtige Dienste migriert werden.

Wer sollte am Abnahmeprozess teilnehmen?

An der Abnahme sollte nicht nur das IT-Implementierungsteam beteiligt sein. Vertreter aus Verwaltung, Betrieb und Abteilungen, die stark auf Kommunikationsdienste angewiesen sind, können überprüfen, ob die technischen Funktionen auch den tatsächlichen Arbeitsabläufen entsprechen.

Wie lassen sich Akzeptanzprobleme bei Benutzern nach einem Upgrade reduzieren?

Schulungen sollten sich auf rollenspezifische Arbeitsabläufe konzentrieren, anstatt sämtliche verfügbaren Funktionen vorzustellen. Klare Betriebsprozesse, vertraute Benutzeroberflächen und frühzeitiges Feedback repräsentativer Benutzer können den Übergang erleichtern und unnötige Komplexität bereits vor der vollständigen Einführung erkennen.

Wie häufig sollte die modernisierte Architektur überprüft werden?

Eine Überprüfung ist sinnvoll, wenn sich Benutzerzahl, Netzwerkbedingungen, Endgerätetypen oder angebundene Geschäftssysteme deutlich verändern. Regelmäßige Kapazitäts- und Kompatibilitätsprüfungen können Einschränkungen erkennen, bevor daraus tatsächliche Serviceprobleme entstehen.